Polityka prywatności
Centrum Konferencyjno-Szkoleniowego Spółki Bobrowiecka 9

Respektując Pani/Pana prawo do prywatności, w tym osób korzystających z oferty Centrum Konferencyjno-Szkoleniowego Spółki Bobrowiecka 9 (dalej Spółka), kontrahentów Spółki ich pracowników oraz subskrybentów newslettera, Spółka pragnie zadeklarować, że pozyskane od Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach gwarantujących ich poufność.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”), Spółka informuje, że przetwarza Pani/Pana dane osobowe, w sposób opisany w niniejszej polityce.

I. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Centrum Konferencyjno-Szkoleniowe Spółki Bobrowiecka 9 z siedzibą w: ul. Bobrowiecka 9, 00-728 Warszawa, zwana dalej „Administratorem danych” lub „Spółką”.

Z administratorem danych można kontaktować się w formie telefonicznej pod numerem tel.: 22 559 21 44 lub pisemnie na powyższy adres siedziby administratora, ewentualnie poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie: https://centrumkonferencyjne.com.pl/pl/kontakt.html.

II. INSPEKTOR OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

W sprawach związanych z bezpieczeństwem i ochroną danych osobowych można się kontaktować z wyznaczonym inspektorem ochrony danych: tel. 600 499 192, 602 151 170, bądź na adres wskazany w pkt. I z dopiskiem: „do inspektora ochrony danych”.

III. PRZYPADKI WSPÓŁADMINISTROWANIA DANYMI OSOBOWYMI

Dane osobowe mogą być współadministrowane przez Spółkę i portale społecznościowe (np. Facebook).

IV. CELE, PODSTAWY PRAWNE ORAZ CZAS PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Cel przetwarzania Pani/Pana danych osobowych	Podstawa prawna oraz okres, w którym są przetwarzane Pani/Pana dane osobowe
Podejmowanie działań związanych z profilem działalności Spółki, m. in. w celu zawarcia umowy, w tym wynajmu sal konferencyjnych dla firm, Spółki i stowarzyszeń, różnego rodzaju instytucji publicznych i prywatnych, a także klientów indywidualnych, jak również w celu dostarczenia newslettera, oraz w związku z realizacją wszystkich innych celów, dla których niezbędną przesłanką jest przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w ramach działalności Spółki.	Art. 6 ust. 1 lit. a, b, c RODO Kodeks cywilny Dane są przetwarzane w prawnie uzasadnionych okresach, w tym do momentu przedawnienia roszczeń
Podejmowanie działań związanych z rekrutacją kandydatów do pracy i zatrudnieniem pracowników oraz współpracowników przez Spółkę Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami (np. archiwizowanie dokumentów z zakresu prawa pracy)	Art. 6 ust. 1 lit. a i c RODO (dot. kandydatów na pracowników i współpracowników) Art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, f RODO (dot. pracowników i innych osób zatrudnionych) Art. 9 ust. 2 lit. b RODO Kodeks cywilny Kodeks pracy Dane kandydatów do pracy są przetwarzane do 12 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku zgody wyrażonej na dalsze procesy rekrutacyjne w termiach objętych  tą zgodą Dane pracowników i osób współpracujących są przetwarzane w prawnie uzasadnionych okresach Jeśli zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy, administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. Umowy cywilnoprawne będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń
Prowadzenie monitoringu wizyjnego na terenie siedziby Spółki celem sprawowania kontroli dostępu dla osób przebywających w siedzibie Spółki w celu poprawy bezpieczeństwa przebywających tam osób, pracowników i ochrony mienia oraz w celu zachowania tajemnicy informacji	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO Kodeks cywilny Kodeks pracy – art. 22² k. p. Nagrania obrazu są przetwarzane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania lub do czasu wniesienia uzasadnionego sprzeciwu, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu – wówczas dane są przetwarzane do czasu prawomocnego zakończenia postępowania (pełna informacja dostępna jest w klauzuli dotyczącej zasad przetwarzania danych za pomocą monitoringu wizyjnego)
Podejmowanie kontaktu z klientami/pracownikami i współpracownikami klientów i kontrahentów wskutek działań podjętych celem zawarcia umowy lub jej realizacji	Art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, f RODO Kodeks cywilny Dane są przetwarzane w prawnie uzasadnionych okresach, w tym do momentu przedawnienia roszczeń
Rozpowszechnianie lub wykorzystanie wizerunku pracownika/współpracownika/klienta/ innych osób na podstawie udzielonej zgody	Art. 6 ust. 1 lit a RODO Kodeks cywilny Dane są przetwarzane do czasu wycofania zgody
Dochodzenie i obrona roszczeń, w tym przetwarzanie danych klientów lub kontrahentów i ich pracowników/współpracowników w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO Kodeks cywilny Dane są przetwarzane do momentu przedawnienia roszczeń, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Rozpatrywanie skarg, wniosków i reklamacji	Art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO Dane są przetwarzane przez czas trwania umowy lub do czasu upływu rękojmi lub rozpatrzenia reklamacji
Prowadzenie rozliczeń księgowych i rachunkowych oraz sprawozdawczości finansowej	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Kodeks cywilny Ustawa o z dnia 24.09.1994 r. o rachunkowości Dane są przetwarzane do momentu wygaśnięcia obowiązków dotyczących przechowywania danych, wynikających z przepisów prawa, w szczególności przechowywania dokumentów księgowych (co do zasady przez 5 lat po roku, w którym wystąpiło zdarzenie prawne, które obligowało do wystawienia dokumentu księgowego)
Prowadzenie działań marketingowych (w tym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, z wykorzystaniem numeru telefonu lub adresu e-mail)	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną Ustawa Prawo telekomunikacyjne Dane są przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu, ewentualnie do czasu przedawnienia roszczeń
Przetwarzanie danych w ramach profilu Spółki na portalach społecznościowych (np. Facebook)	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO Kodeks cywilny Dane są przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych
Przetwarzanie plików cookies w celu umożliwienia działania podstawowych funkcji strony. Ponadto, w przypadku prowadzenia badań statystycznych, marketingu bądź zapisywania preferencji użytkownika z wykorzystaniem plików cookies, administrator uzyskuje zgodę na zapisanie plików cookies na urządzeniu użytkownika.	Art. 6 ust. 1 lit. a, f RODO Dane są przetwarzane przez okresy wskazane w Polityce plików cookies lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Wyrażenie sprzeciwu może nastąpić jedynie przez kliknięcie opcji „Zmień zgody ciasteczek”, bądź innej podobnie brzmiącej

V. KATEGORIE PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH

Administrator danych przetwarza dane osobowe jedynie w zakresie kategorii niezbędnych do realizacji oferowanych usług w związku z podejmowaną działalnością. Przetwarzanie danych dotyczy przede wszystkim danych zwykłych. W określonych sytuacjach mogą być przetwarzane tzw. dane biometryczne (np. wizerunek, zdjęcia określonych części ciała), bądź dane szczególnego rodzaju (np. w przypadku zatrudnienia pracowników – dane o stanie zdrowia).

VI. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym odbiorcom, bądź kategoriom odbiorców:

1. Podmioty świadczące na rzecz administratora danych usługi kadrowe/płacowe/prawne/informatyczne/ochrony osób i mienia lub inne – na podstawie umów cywilnych i umów powierzania przetwarzania danych.
2. Podmioty, z którymi została zawarta umowa o współadministrowaniu.
3. Organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów prawa.
4. Dostawcy usług płatniczych w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, a także banki, w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń.
5. Internetowe portale rekrutacyjne w sytuacji pozyskiwania danych kandydatów do pracy.

VII. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY.

Co do zasady Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: „EOG”). Mając jednak na uwadze świadczenie usług przez podwykonawców Spółki przy realizacji wsparcia dla usług teleinformatycznych oraz infrastruktury IT, Spółka może zlecać wykonywanie określonych czynności bądź zadań informatycznych uznanym podwykonawcom działającym poza EOG, co może powodować przekazanie Pani/Pana danych poza ten obszar. Zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej państwa odbiorców spoza EOG zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zgodny ze standardami EOG. Decyzja wydana przez Komisję wobec USA obejmuje firmy uczestniczące w programie Data Privacy Framework. Spółka współpracuje jedynie z firmami uczestniczącymi w tym programie. Więcej informacji dostępnych jest na stronie: https://www.dataprivacyframework.gov/s/ Ma Pani/Pan prawo uzyskania dalszych informacji o zabezpieczeniach stosowanych w tym zakresie, uzyskania kopii tych zabezpieczeń oraz dowiedzenia się w jakich w miejscach są udostępniane.

VIII. OKRESY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych w pkt. IV celów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przypadku, w którym terminy przechowywania dokumentów okażą się dłuższe od terminów właściwych dla dochodzenia ewentualnych roszczeń, zastosowanie znajdą wówczas dłuższe terminy.

IX. PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

Administrator danych zapewnia, że wszystkim osobom, których danych osobowe są przetwarzane, przysługują odpowiednie prawa wynikające z RODO, mianowicie:

1. Prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;

2. Prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku, gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne;

3. Prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. „prawo do bycia zapominanym”) – w przypadku, gdy:

1. Dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane, a przepisy prawa nie nakazują dalszego ich przechowywania,
2. Osoba, której dane dotyczą, wniosła zasadny sprzeciw wobec przetwarzania danych,
3. Osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
4. Dane przetwarzane są niezgodnie z prawem,
5. Dane muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa.

4. Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych – w przypadku, gdy:

1. Osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych,
2. Przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,
3. Administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
4. Osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu.

5. Prawo do przenoszenia danych osobowych – w przypadku, gdy:

1. Przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez taką osobę
2. Przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.

6.  Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych:

W zakresie, w jakim została udzielona przez Panią/Pana zgoda na przetwarzanie danych osobowych i przetwarzanie odbywa się na podstawie tej zgody, przysługuje Pani/Panu prawo do jej cofnięcia. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Ponadto w sytuacji przetwarzania danych osobowych przez administratora danych na podstawie przepisów prawa, a nie wyrażonej zgody, ewentualne cofnięcie zgody na przetwarzanie danych nie jest możliwe.

7. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych: można z niego skorzystać jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora danych na podstawie  art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

8. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

W przypadku uznania, iż przetwarzanie przez administratora Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Więcej informacji o prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą, zawierają przepisy art. 12–23 RODO.

X. PRZETWARZANIE DANYCH W SPOSÓB ZAUTOMATYZOWANY

Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, które wywołałyby skutki prawne lub w podobny sposób wpływałyby na jakiekolwiek skutki wobec klientów, kontrahentów, ich pracowników lub współpracowników, jak również pracowników lub współpracowników administratora czy kandydatów do pracy.

XI. INFORMACJA O WYMOGU/DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH

W przypadku pobierania zgody przez administratora danych na przetwarzanie Pani/Pana danych (gdy przetwarzanie danych jest możliwe na podstawie zgody np. na potrzeby wysyłania informacji o wydarzeniach, dodatkowych ofertach itp.) podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne. Natomiast w celu skorzystania z oferty administratora i następnie zawarcia umowy lub wzięcia udziału np. w procesach rekrutacyjnych, podanie danych osobowych jest niezbędne, gdyż odmowa podania danych będzie równoznaczna z brakiem możliwości realizacji danej usługi.